Gestionarea resurselor în IZI365

Multe servicii au nevoie, pe lângă specialist, de cameră, echipament, pat sau post de lucru. IZI365 îți permite să definești aceste resurse per sediu, să le grupezi în seturi și să le ceri la nivel de serviciu sau categorie de servicii. Astfel reduci suprapunerile și oferi clienților doar intervalele în care tot ce e necesar este liber.

Resursele sunt specifice fiecărui sediu: fiecare locație își are propriul catalog. Accesul la configurare este doar pentru administratorii sediului (proprietar sau membri cu drepturi de administrator).

Pentru parcurgere pas cu pas în video: Tutorial — Resursele sediului.

Unde configurezi resursele

1. Deschide Setări din meniul aplicației.
2. Alege sediul dorit, dacă ai mai multe.
3. Apasă cardul RESURSE.

Se deschide fereastra Resurse — Camere, echipamente și seturi pentru sediul curent. Aici gestionezi catalogul în patru zone:

Tipuri de resurse și capacitate

La + ADAUGĂ O RESURSĂ alegi tipul din listă:

• Cameră, Echipament, Pat, Scaun, Post, Facilitate, Altul

Pentru fiecare resursă setezi:

• Mod de ocupare — Câte un loc pentru fiecare client sau O programare, indiferent de clienți;
• Capacitate — câte locuri poate folosi resursa în același interval (ex. saună cu 4 locuri).

Exemplu simplu: o saună cu capacitate 4 și mod „câte un loc pentru fiecare client” se umple când ai patru clienți pe aceeași programare. A doua rezervare online pentru același interval nu mai este oferită. În calendar poți salva totuși programarea, iar serviciul este marcat vizual ca având resurse indisponibile.

Un pat cu capacitate 1 ocupă un loc chiar dacă programarea are doi clienți: serviciul rămâne disponibil doar cât patul este liber.

Poți dezactiva o resursă fără a o șterge; listele de alegere folosesc resursele active. Programările viitoare care o folosesc deja își păstrează resursele alocate.

Grupuri, seturi și grupuri de seturi

• Grup — sistemul alege prima resursă liberă din grup (ex. Laser 1 sau Laser 2 sau Laser 3).
• Set — toate resursele din set trebuie să fie libere simultan (ex. Camera 1 + Laser 1 + Masă 1).
• Grup de seturi — sistemul alege primul set complet disponibil (ex. Set cabinet A sau Set cabinet B).

Textele de ajutor din fereastra Resurse explică fiecare variantă cu exemple scurte.

Legătura cu serviciile și categoriile

Resursele se cer din Servicii (cardul SERVICII din aceeași pagină Setări):

• la serviciu, în secțiunea Resurse — poți defini etape de lucru și pauze; resursele se atașează pe etapele de lucru;
• la categorie de servicii, în secțiunea Resurse — cerințele se aplică serviciilor din categorie doar dacă serviciul nu are resurse proprii la acel sediu.

Pauza este o etapă în care specialistul rămâne ocupat pe programare, dar resursele care nu sunt cerute pe etapa de pauză devin libere pentru alte programări.

Dacă un serviciu nu are resurse configurate (nici moștenite de la categorie), programarea nu consumă resurse din catalog.

Mesajul din editor te ghidează: „Creează resursele în Setări → Resurse. Poți salva serviciul și fără ele.”

Programări online vs. calendarul salonului

La adăugarea unui serviciu marcat, poți deschide detalii: aplicația îți arată de ce resursa nu încape și, când este posibil, alte ore în aceeași zi. Poți alege totuși serviciul dacă recepția confirmă manual.

Badge-urile de pe rânduri includ, printre altele, Resurse ocupate, Resurse indisponibile, Resurse lipsă sau Resurse inactive — în funcție de situație.

Programul resursei

Fiecare resursă poate urma programul sediului sau poți seta:

• Program săptămânal — sediu, dedicat sau închis (programul dedicat rămâne în interiorul orelor sediului);
• Program special — intervale cu prioritate față de programul săptămânal;
• Mentenanță / Indisponibil — interval în care resursa nu poate fi rezervată.

Orele sunt afișate în fusul orar al sediului. Dacă resursa sau sediul este în afara programului, clientul online nu vede slotul; în calendar serviciul poate fi marcat ca având resurse indisponibile.

Specialiști prioritari

Pe resursa individuală, acordeonul Specialiști prioritari îți permite să marchezi specialiștii care o folosesc de obicei. La alocare, resursa prioritara pentru specialistul programării este preferată dacă este liberă. Dacă nu este liberă, sistemul poate folosi o altă resursă eligibilă din același grup sau set.

Butonul ADAUGĂ SPECIALIST deschide lista specialiștilor sediului.

Raport de utilizare

Tot pe resursa individuală, acordeonul Raport (vizibil administratorilor, doar online) arată utilizarea după încasări:

• perioade preset: 30, 90 sau 365 de zile, sau interval Personalizat;
• valoarea asociată serviciilor încasate care au folosit resursa;
• grafice de utilizare (inclusiv medie pe zilele săptămânii).

Aceeași valoare poate apărea pe mai multe resurse dacă o programare le-a folosit pe toate; raportul descrie utilizarea resursei, nu o împărțire exclusivă a veniturilor.

Bune practici

1. Denumește clar resursele (ex. „Camera tratamente 2”, „Laser diode”) — recepția le recunoaște rapid în avertismente.
2. Folosește seturi când un serviciu necesită întotdeauna aceeași combinație (cabinet + aparat).
3. Folosește grupuri când ai mai multe unități interschimbabile (ex. trei aparate identice).
4. Configurează categoria pentru servicii similare, apoi personalizează doar excepțiile la nivel de serviciu.
5. Verifică programul resursei (mentenanță, zile închise) înainte de campanii sau sezon aglomerat.

Întrebări frecvente

Pot folosi aceeași resursă în mai multe sedii?
Nu. Catalogul este per sediu. Creezi resursele separat pentru fiecare locație.

Ce se întâmplă dacă dezactivez o resursă folosită deja în programări viitoare?
Programările existente păstrează resursa alocată; resursa nu mai apare în listele pentru servicii noi.

Pot șterge o resursă?
Doar dacă nu este legată de servicii, categorii, grupuri sau seturi și nu există programări viitoare care o folosesc. Altfel, aplicația te oprește cu un mesaj clar.

Moștenește serviciul resursele categoriei dacă am definit etape fără resurse?
Da. Cerințele categoriei se aplică pe etapele de lucru ale serviciului; pauzele rămân fără resurse dacă nu le ceri explicit.

Programarea online ține cont de numărul de persoane?
Da. La rezervare, numărul de oaspeți influențează câte locuri ocupă resursele cu mod „câte un loc pentru fiecare client”.

Pagini conexe